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英文论文写作的格式要点及注意事项

  • Zili Zhai
Medical Research & Publication 2017 3:

DOI: 10.14218/MRP.2017.071

Published online:

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学术论文写作应遵循一定的书写格式。不同的期刊杂志(或出版商)可能有一套自己的书写格式要求。为避免因书写格式不规范而导致论文发表延迟,作者在投稿前尤其是在论文被接受之后,应严格按照杂志投稿指南认真准备稿件。本文简单介绍英文论文写作的一些格式要点及注意事项。

1. 纸张大小与页边距

常见问题:页边距太宽或太窄。

解决办法:根据纸张规格,适当调整页边距。

详解:撰写论文用纸,世界上绝大多数国家使用标准的A4纸张,但北美是个例外,采用Letter纸张。两者大小有所差异,A4为(宽 × 长)21.0 × 29.7厘米(8.3 × 11.7英寸);Letter为21.6 × 27.9厘米(8.5 × 11英寸)。由于纸张大小不一,页边距也不同。Letter默认四周边距为2.54厘米(1英寸);A4默认上下边距为2.54厘米(1英寸),左右3.17厘米(1.25英寸)。根据杂志要求或实际需要,页边距可以适当调整,如减少右侧边距。

2. 语言

常见问题:英式英语与美式英语混用,或夹杂有中文字体格式。

解决办法:认真检查,保持语言前后一致。

详解:根据杂志所在地选择英式英语(British English)或是美式英语(American English),如analyse vs analyze,colour vs color和litre vs liter,不要混用。在使用中文版本Word文件写作时,要特别注意是否英文中夹杂有中文设置格式,造成字体大小不一和行距参差不齐,这在英文字里行间里很容易辨认出来。

3. 字体和字体大小

常见问题:使用了不常用的字体;字体太大或太小。

解决办法:使用杂志接受的字体和字体大小。

详解:多种字体可以选择,如Arial、Times New Roman、Courier和Calibri。为保险起见,使用Times New Roman或Arial较为稳妥。国内习惯使用Times New Roman;美国较常用Arial,且仅Arial用于NIH课题申请。如果是Times New Roman,选用12号;如果是Arial,则用11号。全文包括题目和各部分标题采用统一大小字体,题目与小标题可以用黑体突出。

4. 对齐方式

常见问题:两侧对齐(Justify)。

解决办法:调整为左侧对齐(Align Left)。

详解:国内英文写作习惯采用两侧对齐,这与中文写作养成的习惯和要求有关。英文写作两侧对齐严格说来不算是一个问题,但由于英语国家写作普遍使用左侧对齐,因此除了课题标书和个别杂志如The Journal of Biological Chemistry(JBC)需要使用Justify格式外,其它尽量不要使用这种格式,因为有些期刊评审专家非常反感双侧对齐。此外,左侧对齐的一个好处是容易发现格式错误,如空格。

5. 句号与空格

常见问题:需要空格的地方无空格或出现多个空格。

解决办法:在需要的地方使用一个空格。

详解:段落中的每个句子前面或句号“.”后面以及数字后面一定要留有一个空格(除非个别杂志指明使用两个空格),如100 mg/kg。如果“.” 用于缩写,将它按一个单词或数值对待,其后亦留一空格,如Fig. 3。注意两个例外,数字后面不留空格:一是温度,二是百分比,如37°C和50%。如果一个句子最后跟一括号(),则句号“.”跟在括号后面,如“-----(Fig. 1C).” 但是括号内最后不需要句号,既使括号内是一个完整句子或一段话。

6. 首行缩进

常见问题:未按要求使用首行缩进,或首行缩进不规范。

解决办法:按照杂志要求正确使用或不使用首行缩进。

详解:有的杂志使用首行缩进,有的不使用首行缩进。如果使用,首行缩进5个空格或1英寸,相当于按Tab键一次。

7. 行距

常见问题:一般作者做得都很好,个别使用了单间距(Single)。

解决办法:使用双倍间距(Double spacing)。

详解:除JBC等个别杂志外,一般杂志要求双倍间距。但根据经验,杂志可能接受正文为1.5倍间距(1.5 lines)及参考文献为单间距的稿件。

8. 页码

常见问题:无页码。

解决办法:插入页码,常见在右下角。

详解:一个简单的分页问题,往往被许多作者所忽略。页码应从首页(Cover page)开始。摘要独占一页(或二页,如果一页不够的话)。前言从新的一页开始。杂志若有要求,各部分内容(材料与方法、结果、讨论和参考文献等)均从新的一页开始。

9. 首页

常见问题:首页含有摘要等不必要的信息,缺失页头小标题(Running title)。

解决方法:仅提供需要的信息,摘要另起一页。

详解:首页主要包括论文题目、作者名字、研究单位、通讯作者地址和页头小标题等信息。有的杂志要求在此罗列出缩写词及其全称。

10. 题目

常见问题:大而全或面面俱到,题目太长。

解决办法:精简题目。

详解:英文论文题目没有固定的格式,原则上选用题目应切题(概括主要研究发现和结论)、简单、明了、易理解。相对而言,中文论文题目倒有一定的固定模式,如“-----对-----的影响”,“-----初探”和“-----的研究”等。这种笼统、粗放式题目不能直译成英文题目,要修改。

11. 作者名字

常见问题:正常汉语拼音顺序,先姓后名。

解决办法:先名后姓或参考杂志要求。

详解:英文杂志上经常看到国人作者名字按先姓后名的顺序给出,这如果出现在国内中文杂志上的英文摘要中无可厚非,但在国际英文杂志上则不妥,后果是当别人引用该文时势必引起姓与名混淆。应按照英语国家习惯,先名后姓。有的杂志作者名字为先姓后名,但注意中间有一个逗号“,”。有的杂志不列出全名,Given name仅显示首字母。对于两个字的名(Given name),有些人喜欢在中间使用“-”,没有问题。

12. 缩写词

常见问题:已定义缩写词后仍使用全称或多次定义。

解决办法:一旦定义缩写词,后面坚持使用该缩写词。

详解:不能反反复复,一会儿缩写词,一会儿全称,或不止一处定义缩写词。此外,应注意以下情况:1)跟在数值后面的度量衡单位,除表示时间的外,可自始至终使用缩写词,不用定义,如mM(millimolar),mg(milligram)和ml (milliliter)。时间单位day,week,month和year一般不用缩写,除非特殊情况,如表示不同天数,可用d2,d7等。Second,minute和hour根据具体情况,使用全称或缩写s,min和h。 2)有些缩写词有固定意义,如M表示摩尔(molar),m表示米(meter),L表示升(liter),Ig表示免疫球蛋白(immunoglobin),i.g.表示经胃灌服(intragastric gavage)。Dr. 一般指博士头衔,而非医生。如果提及没有博士头衔的医生,可在名字后跟MD,尽管口语和书信中可使用Dr。 3)使用缩写词的目的是简化和易于读者理解,不能随意缩写。除注意专业内的标准缩写外,要缩写的词汇在文章中应出现一定的频率,如定义后,缩写词在后面还应至少出现3次。

13. 语态

常见问题:主动语气使用频率过高。

解决办法:多使用被动语态或交换使用。

详解:学术论文除表达作者个人见解外,大量篇幅用于描述实验过程和观察的结果,此时应该站在中立客观的角度来简述事实,因此前言和材料与方法部分中尽量采用被动语态,其它部分如摘要、结果和讨论,可以灵活使用被动语态或主动语态,如“我们发现-----”,“根据我们的观察,我们建议-----”。主动语态主观、直接、明了、简短,强调作者的行为;被动语态客观、间接、含蓄、句长,强调观察的结果。两者都有利有弊,根据作者专业、研究内容和投稿杂志,适当偏重一方。总的来说,被动语态不容易出错,尤其实验室里出来的论文。

14. 单词首个字母大写

常见问题:单词首个字母大小写错误。

解决办法:正确使用大小写。

详解:单词首个字母大写适用于句首、城市名、公司名、人名、商标名和中药名等。但药物化学名在句中首个字母不大写,如Qinghaosu vs artemisinin和Biltricide vs praziquantel。

15. 人名称呼

常见问题:句中professor的首个字母大写。

解决办法:使用小写。

详解:正文中有时提及人名与称呼以感谢某人提供试剂、鉴定草药材料或给予某种方便以便资料收集等。人名前称呼,西方习惯用最高学位,如Dr.或PhD 和MD;国内习惯用职称,如professor。注意句中professor的首个字母不大写。

16. 符号

常见问题:使用字母而非符号。

解决办法:插入符号。

详解:α与a,β与b,γ与r,κ与k,μ与u等,在正式的稿件中该用符号的地方不能用字母代替。使用符号,不需要改变字体,直接用插入功能。

17. 数字与拼写

常见问题:句子中数字与拼写词混用。

解决办法:根据具体情况正确使用。

详解:譬如“These ten mice”与“These 10 mice”,哪个正确?除根据杂志要求外,关键是使用一种,然后保持全文一致,不要混用。但是句首的数字要拼写出来,如“Ten mice were used”。但如果句首的数字太大,拼写出来显得很别扭,可保留数字,其前面加一个适当的修饰词,如“Two hundred eighty seven patients were recruited to”明显不如“Total 287 patients were recruited to”自然。一个例外是,句首的数字如果出现在试剂名里则不用拼写出来,如“2-methyl-2-butanol is a -----”。此外,正如前面提到的,数字后要留一空格,如10 μM和CD49 (Fig. 2)。

18. 统计数值和小数点

常见问题:标准差与标准误使用不详;小数点位置不当。

解决办法:解释清楚统计数值;合理使用小数点。

详解:在材料与方法或图例中务必指明“±”后面使用的是标准差或标准误,并给出样本数。须指出的是,当数字大于1000时,保持数字格式一致,如123,000或123 000。同样,小数点前面只有一个零时,比如是用“0.05”或是“.05”,须参考杂志要求,但无论如何,保持全文一致。至于小数点后面保留几位数要具体看小数点前面的整数大小,以说明问题为准。注意小数点为“.”而非逗号“,”(如0.15 vs 0,15)。

19. 样本数

常见问题:不祥或有误。

解决办法:咨询生物统计学者,给出正确的样本数。

详解:样本数大小直接影响统计结果和研究结论。样本数指临床病例数、实验动物数、或实验重复次数。前两者可用累加,譬如动物实验中每组动物数为3只,实验在不同时间内重复3次,则每组n=9。又如实验用96孔板,一次实验中每组设为3个孔,同一实验在不同天内重复4次,则每组n=4(不同天内重复次数)。后者使用的孔数(测定数)不累加。

20. 显著性差异

常见问题:没有p值或直觉显著性差异有误。

解决办法:给出p值和统计学方法。

详解:在描述统计学显著性差异时,必须给出绝对p值(如p = 0.036)或其近似值(如p < 0.05)。没有p值,裸眼观察再明显的差异,如80%下降和有很小的标准差,也不能得出统计学有意义差异的结论。有时两组差异很小,样本数也很小,标准差又相互重叠,统计是用简单的t检验,竟得出统计学上显著性差异的结论,容易被评审人抓住把柄,必须使用powerful统计分析工具。

21. 图表

常见问题:图表穿插于正文里;能用图的使用了表格;图表重复同一信息。

解决办法:能用图表示的不要用表格;每个图表提供特殊的信息;图表放在文章最后。

详解:图表不能放在正文中,应移至文章最后,先表后图,每个图或表占据一页。图和表不能表达相同的信息,否则只能二选一,保留其中一个。表格主要用于提供基本信息,如患者基本情况和分布。测定结果尽量用图表示,图比表格直观,易于理解。有关图表制作格式,请参考相关杂志要求。

22. 图例

常见问题:过于简单或不必要的描述观察结果。

解决办法:简单明了描述实验方法和统计结果。

详解:图例应self-explanatory,让读者能够明白测定的指标和如何得到的数据即可,不用解释图所传递的信息。图例应集中一起,根据需要占据一页或数页,紧跟在参考文献后面,图表之前。

23. 未发表资料(unpublished data)

常见问题:用未发表的资料支持非常重要的论点或结论。

解决办法:附上数据。

详解:常见文章在叙述某一论点后跟随括号和unpublished data字样。因为越来越多的杂志不欢迎这种表达方式,碰到这种情况,要么规规矩矩附上数据于正文或在线补充材料里,要么改变文字表达方式。以前限于篇幅或资料不够成熟,使用未发表资料,现在在线补充材料可以接纳足够多的数据。补充材料不需要制图非常完美和数据太严谨,能说明问题就可以。

24. 草药与粗提物

常见问题:未按杂志要求提供提取、保存的信息和化学成份不详。

解决办法:完善信息;测定化学组成。

详解:需要提供材料来源(原产地或药房)、收集年份和月份、所有植物部位(花、叶、茎或根)及样品保存地和编号。详述样品提取步骤或有参考文献支持。尽可能弄清最终粗提物或纯化物的化学组成和化学结构。对于植物提取物和保健品,相关杂志专门列有具体要求,务必满足其条件。

25. 伦理问题

常见问题:缺失相关说明。

解决办法:补充伦理申明。

详解:研究涉及人群、临床患者和动物实验的,需要在材料与方法部分说明符合研究单位和材料收集地点的伦理政策。

26. 利益冲突

常见问题:缺失相关说明。

解决办法:补充说明有无。

详解:如实申明本研究与其他个人、机构或企业在学术和经费等方面有无利害关系。

27. 其它

如实提供与论文有关的经费资助情况及编号。另外一个容易出错的地方是参考文献,须调整参考文献至杂志要求的格式。

总之,期刊杂志都有投稿须知,投稿前务必仔细阅读格式要求并进行准备。另外,可以适当借鉴目标杂志近期发表的文章格式。